ELABORAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA DE GESTÃO DA COMUNICAÇÃO INTERNA DA SAMARCO PDF Imprimir E-mail

ELABORAÇÃO E IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA DE GESTÃO DA COMUNICAÇÃO INTERNA DA SAMARCO


 

Organização

Samarco Mineração S.A.

Profissional Responsável

Maria Aparecida de Paula

Ano da Premiação

2001



1 A Empresa

Produtora de pelotas de minério de ferro para o mercado siderúrgico internacional, a Samarco ocupa a posição de segunda maior exportadora transoceânica de pelotas do mundo e mantém unidades industriais em dois estados brasileiros.

Em Minas Gerais, nos municípios de Mariana e Ouro Preto, localiza-se a unidade de Germano, onde é feita a extração e a concentração do minério de ferro. Na unidade de Ponta Ubu, em Anchieta, Estado do Espírito Santo, o minério concentrado é transformado em pelotas, exportadas através do porto mantido e operado pela própria Samarco. O controle acionário da empresa pertence à Companhia Vale do Rio Doce, que detém 50% das ações, e à BHP Billiton Brasil, proprietária dos outros 50%.

Entre outros destaques, a Samarco é benchmark em gestão de clima organizacional. Nos últimos cinco anos, tem figurado na liderança de rankings realizados por consultorias como a Hay do Brasil (classificação das empresas com melhor clima organizacional) e por publicações especializadas – como a lista anual em que a revista Exame divulga as melhores empresas para se trabalhar no Brasil. Foi relacionada ainda, por quatro anos consecutivos (1998 a 2001), entre as empresas mais admiradas do setor mineral, de acordo com pesquisa feita pela revista Carta Capital.

O desempenho da Samarco em segurança do trabalho também é fator de destaque. Os resultados da mineradora nessa área estão no nível de excelência mundial no segmento de mineração. No ano passado, a empresa recebeu a certificação OHSAS 18001, referente a saúde e segurança.

Na área ambiental, a Samarco busca conciliar as atividades econômicas à proteção responsável ao meio ambiente. Seu sistema de gestão ambiental é certificado pela ISO 14001 desde 1998.

A política de relacionamento da Samarco com as comunidades onde atua inclui projetos nas áreas de cultura, educação (fundamental, profissionalizante, ambiental e para a saúde) e incentivo à cidadania.

1.1 Valores e Objetivos da Samarco

Satisfazer as necessidades de seus clientes e tornar-se fornecedora preferencial.

Promover a iniciativa, a criatividade, a competência técnica e gerencial e a permanente melhoria em todos os níveis e setores da empresa.

Adotar os mais altos padrões éticos em todos os seus negócios.

Operar com os níveis mais elevados possíveis de qualidade, produtividade e lucratividade, buscando a permanente atualização tecnológica.

Assegurar aos empregados um ambiente de trabalho estável e seguro, proporcionando o mais alto nível de satisfação, compatível com os objetivos da empresa e as condições econômicas do país.

Ampliar seus negócios com ativos de elevada qualidade e rentabilidade.

Conciliar o desenvolvimento de suas atividades com a proteção responsável ao meio ambiente, mantendo a integração da empresa nas comunidades onde atua.

Satisfazer, desta forma, os interesses de seus acionistas.

1.2 Imagem Institucional

A Samarco deseja ser percebida como uma empresa socialmente responsável:

confiável e de produtos de alta qualidade;

de tecnologia mineral de vanguarda;

de pessoas motivadas, competentes e valorizadas;

ética e de relações duradouras com seus públicos;

ambientalmente responsável;

de excelência mundial.

A Comunicação da Samarco norteia-se pelos valores e objetivos da empresa e alinha-se à sua estratégia geral de gestão, acompanhando as mudanças de diretrizes e procedimentos desta em função da permanente adequação às exigências do mercado. A meta de imagem institucional estabelecida pela empresa baliza o trabalho de comunicação.

2 Relações Públicas e Comunicação Integrada na Samarco

O modelo de gestão da Samarco prioriza a criação de condições para que o empregado esteja sempre motivado e para o incremento constante dos processos de gestão do conhecimento. Afinal, o conhecimento é a matéria-prima capaz de fazer com que as empresas se destaquem num mercado cada vez mais globalizado e competitivo, onde todas as organizações têm acesso aos meios tecnológicos e a bons equipamentos. A empresa sabe que um diferencial competitivo fundamental é contar com empregados que saibam utilizar estas novas tecnologias de forma criativa. O capital intelectual, cada vez mais, substituirá os outros capitais da empresa.

É nesta perspectiva que a Samarco desenvolveu um modelo integrado de gestão sustentado pela seguinte cadeia de valores:

Casa da Qualidade: cadeia de valores que sustentam o modelo de gestão da Samarco.

O planejamento da comunicação permeia todos os níveis e etapas do planejamento estratégico da empresa – que envolve desde as reuniões do Conselho de Administração e Diretoria para o estabelecimento dos Planos Anuais Corporativos de Metas até as rotinas de monitoramento comuns a todos os níveis de gerência.

Esse contexto torna os esforços na área de Comunicação cada vez mais importantes para o sucesso da empresa. E os profissionais da Samarco, no exercício de seu papel de estrategistas da comunicação, têm desenvolvido um trabalho de grande destaque: a promoção de uma série de inovações em todas as fases do processo que vai do planejamento à implementação e avaliação das mais variadas frentes de comunicação, especialmente na da comunicação interna.

Entende-se que a área de Relações Públicas deve otimizar, por meio de estratégias de comunicação, as relações da Samarco com os diversos públicos de interesse. O sucesso dessas estratégias é determinante: é através delas que a empresa constrói sua imagem; estabelece, amplia e fortalece sua rede de relacionamentos; e legitima-se socialmente.

O paradigma de atuação adotado é o da comunicação integrada. Comunicação na Samarco é sinônimo de ações diversificadas e integradas capazes de estreitar o diálogo da empresa com empregados, familiares, empresas contratadas, clientes e comunidades.

As ações de Comunicação Interna e Externa têm por base o princípio da transparência. O leque de recursos utilizados é amplo: vai da comunicação direta aos veículos impressos, audiovisuais, multimídia e às redes telemáticas. E o aspecto comum a toda a estrutura de comunicação da empresa é o esforço em disponibilizar, para os diversos públicos com os quais se relaciona, as informações de interesse de tais públicos.

A ELABORAÇÃO DO PROGRAMA DE GESTÃO DA
COMUNICAÇÃO INTERNA DA SAMARCO

1 Os Desafios e a Implantação do Programa

A Samarco deu início, em 1999, à implantação do Programa de Gestão da Comunicação Interna. Naquele ano, o balanço da década de 90 confirmava um cenário marcado pela força da globalização, as pressões decorrentes do tamanho limitado do mercado minerador, a crescente exigência por parte dos consumidores, e as margens de lucro cada vez menores. Frente a tal cenário, desde 1997 a Samarco implantava um projeto de expansão, que previa atingir o limite máximo da capacidade de produção das suas instalações. Afinal, neste cenário de forte competitividade, para ter lucro as organizações precisam produzir em escala cada vez maior. Assim, em 2000 a Samarco chega à sua capacidade máxima: 12 milhões de toneladas de pelotas de ferro por ano.

O cenário global acelerava ainda, em todos os segmentos da economia, os processos de fusões de empresas. Seguindo essa tendência, em maio de 2000 a Samarco sofreu uma profunda alteração em seu controle acionário. Até então, tal controle pertencia à Samitri – do Grupo Belgo-Mineira –, e à australiana BHP (Broken Hill Proprietary). Entretanto, a Samitri foi vendida à Companhia Vale do Rio Doce, que passou assim a deter 50% das ações da Samarco; ficando os outros 50% em poder da BHP, atualmente BHP Billiton.

Outro grande desafio viria em 2001: no primeiro semestre do ano, o mercado internacional de pelotas de minério de ferro sofreu uma queda de 10%. Em razão disso, as vendas da Samarco ficaram 10% abaixo do previsto e foi preciso diminuir o ritmo da produção.

O Programa de Gestão da Comunicação Interna foi implantado em meio a todos estes desafios, que não poderiam ter sido respondidos com eficiência pela estrutura de ações fragmentadas, com foco apenas na criação e distribuição de produtos isolados, que predominava na comunicação interna até 1999.

O Programa constitui-se em uma metodologia global de gestão da comunicação, capaz de integrar estratégias e meios na articulação de um processo transparente, ágil e com os esforços focados em fazer com que a empresa seja sempre a primeira fonte a levar ao empregado todas as informações – relativas à Samarco e ao mercado em que ela está inserida – que afetam a sua vida. Outros elementos básicos do programa foram a implantação de um sistema de monitoramento permanente dos resultados alcançados, a definição clara das atribuições dos agentes envolvidos nos processos de comunicação e a criação de mecanismos de participação do empregado.

2 Diagnóstico da Situação da Comunicação Interna

A elaboração e implantação do Programa de Gestão da Comunicação Interna da Samarco basearam-se em um diagnóstico da situação de Comunicação Interna da empresa, considerando indicadores da Pesquisa de Clima Organizacional de 1999 e um Seminário de Avaliação Qualitativa da Comunicação Interna pelas Lideranças – Diretoria, Gerentes e Chefes de Departamento.

O Seminário envolveu a avaliação de seis itens de controle: Estratégia, Comprometimento, Preparação, Feedback / Interatividade, Freqüência / Permanência dos meios e ações, e monitoramento de resultados. A média geral de avaliação positiva de tais itens foi de 59%. O resultado foi considerado insatisfatório pela Samarco – que estabeleceu, naquele momento, a meta de aumentar no mínimo em 5% o percentual de avaliações positivas (ver índices atuais no item "Resultados").

O diagnóstico realizado a partir do Seminário apontou os seguintes problemas ligados aos processos de comunicação em curso:

baixa percepção das lideranças quanto à função e integração dos meios de comunicação da empresa, e quanto à articulação entre as ações de comunicação e as diretrizes estratégicas da Samarco;

confusão quanto ao papel de cada um nos processos de comunicação;

chefias com postura passiva em relação ao fornecimento de informações aos empregados via comunicação direta;

forte demanda por uma definição clara das diretrizes de comunicação da empresa.

Os resultados do diagnóstico indicavam a premência de um planejamento global e da criação de identidade corporativa no campo da Comunicação Interna.

3 O Conceito do Programa

O Programa de Gestão da Comunicação Interna da Samarco, idealizado no primeiro semestre de 1999 e implantado a partir de agosto daquele ano, abrange o conjunto dos meios e estratégias de comunicação da empresa, onde tem papel central a comunicação direta.

Eventos, campanhas e oportunidades de informação, posicionamento, interação e valorização do público interno reforçam a gestão, reafirmando o compromisso ético, de relações duradouras e de confiança da empresa com seus públicos. Integra o modelo de gestão da empresa, destacando a consolidação de sua base: pessoas motivadas e participativas.

4 Propósito

Conduzir a Comunicação Interna numa base estratégica, contribuindo para assegurar o sucesso da Gestão Samarco, o cumprimento das suas metas e resultados, e a valorização das pessoas, tendo em vista os seguintes diferenciais:

a prioridade à comunicação com os públicos internos;

uma ação sistemática, transparente e monitorada;

a busca de um processo de mão-dupla;

a promoção de atividades de formação dos agentes de comunicação, integrados em Comitês de Comunicação com participantes de todas as unidades e áreas.

5 Objetivo Geral

Integrar as estratégias e meios de comunicação interna da Samarco no Programa de Gestão da Comunicação Interna, em articulação com o planejamento geral e visando à promoção do alinhamento de esforços necessários à consecução das metas da empresa.

6 Objetivos Específicos

Manter a visibilidade e entendimento da Cultura, Diretrizes, Valores e Objetivos da empresa, contribuindo para o alcance dos resultados esperados.

Promover e manter internamente a Imagem Institucional desejada.

Divulgar assuntos de interesse dos empregados e da empresa, assegurando a qualidade, o tratamento adequado e a agilidade das informações.

Integrar pessoas, áreas e unidades.

Conscientizar, habilitar e apoiar as lideranças para condução dos processos de comunicação junto aos públicos internos e para o exercício de seu papel no aprendizado contínuo e de valorização das pessoas.

Estimular abertura para mudanças e inovações.

Estimular uma ação cidadã dos públicos internos, alinhada à Atuação Social da Samarco.

ESTRATÉGIA DE IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA

A construção de diretrizes para o Programa de Gestão da Comunicação Interna da Samarco envolveu a participação da Gerência de Comunicação e lideranças, nas seguintes fases:

    • o diagnóstico feito pelo grupo de gestão de clima e lideranças apontou as demandas a serem consideradas no trabalho de incremento da Comunicação da Samarco;

    • a gerência de Comunicação, em parceria com a empresa consultora Idéia Comunicação Empresarial, propôs novas diretrizes, sistematizadas no Programa de Gestão da Comunicação Interna;

    • a proposta foi apresentada e respaldada pelas lideranças da Samarco.

A implantação do Programa aconteceu de agosto a dezembro de 1999, após ampla divulgação dos seus objetivos, princípios e funcionamento.

1 Princípios de Atuação

Para garantir a eficiência estratégica e a transparência do Programa, foram estabelecidos princípios de atuação.

1.1 Coerência entre Discurso e Prática

A Samarco deve manter coerência entre seu discurso e prática, assegurando um relacionamento de transparência e confiança com seus públicos internos. Neste sentido, a Comunicação deve ser considerada nas decisões tomadas pelas lideranças, avaliando-se o impacto para os resultados e o clima organizacional e para as pessoas; o que deve ser comunicado; as formas mais adequadas de comunicação em cada situação e a abordagem necessária.

1.2 Comprometimento das Lideranças

As lideranças da Samarco devem atuar como principais fontes e agentes da Comunicação Interna, liderando a comunicação direta com as equipes no seu âmbito de atuação para identificar demandas de informações e expectativas e ser fonte para respondê-las.

Essa orientação está alinhada com as competências definidas na Gestão Integrada de Recursos Humanos, destacadamente as de diretividade e influência, que envolvem a capacidade de impactar, conduzir e comprometer pessoas, dando-lhes uma direção e monitorando caminhos. Tais competências pressupõem a capacidade de ouvir, compreender e interpretar as razões do outro e a habilidade de comunicar-se de forma clara e envolvente.

De outro lado, essa atuação responde à preferência dos empregados por obter informações e esclarecimentos diretamente das chefias (ver Resultados).

1.3 Antecipação e Agilidade

A Samarco procura ser a primeira fonte de informações e referências para seus públicos internos sobre assuntos que dizem respeito à sua atuação.

Para isso, antecipação e agilidade são condições básicas para a credibilidade e um correto posicionamento da empresa, evitando boatos e distorções e permitindo que os públicos internos tenham referências para repercutir externamente a imagem institucional desejada pela empresa.

1.4 Direcionamento, Foco e Interatividade

A abordagem e o tratamento de informações na Samarco devem considerar e estar direcionados para as expectativas, demandas de informações e perfis dos diferentes públicos internos – o que pensam, dúvidas e questões que apresentem em relação a decisões e assuntos da empresa. De outro lado, o processo deve ser conduzido numa base de interatividade, usando a comunicação de mão-dupla, com as lideranças ouvindo e interagindo efetivamente com as pessoas.

1.5 Freqüência e Permanência

A Comunicação Interna deve implantar ações planejadas e contínuas, mantendo a freqüência dos meios, da comunicação direta, eventos e campanhas.

1.6 Condução Integrada

A Comunicação Interna deve ser conduzida de forma integrada com as lideranças e os Sistemas de Gestão da Samarco, destacadamente com Recursos Humanos. Deve assegurar também a integração entre os meios, a comunicação direta e os eventos e campanhas de integração e valorização das pessoas, fundamental para uniformidade e simultaneidade do processo.

1.7 Comunicação em Crises e Emergências

Em crises ou emergências, a avaliação da situação deve ser feita pela(s) área(s) responsáveis, com a participação da Comunicação Empresarial, de modo que a empresa possa se posicionar sobre o acontecimento de forma consistente e ágil, sendo fonte de referência segura para os públicos internos e outros segmentos envolvidos ou interessados.

1.8 Monitoramento

O processo de Gestão da Comunicação Interna deve ser monitorado através de mecanismos definidos com critérios e periodicidade conhecidos pelos públicos internos, de modo a identificar impactos, resultados e necessidades de adequações e melhorias compatíveis com a busca de excelência da gestão da empresa.

2 Implantação de Instrumentos

Para a dinamização da rede de comunicação interna, a empresa implantou vários instrumentos dinamizadores do processo de comunicação interna.

2.1 Suporte Permanente Oferecido pela Gerência de Comunicação Empresarial

A equipe de Comunicação Empresarial da Samarco (constituída por 4 profissionais de Relações Públicas, 1 publicitário, 2 estagiários de Comunicação Social e 2 técnicos) fornece, por intermédio do contato direto e permanente, apoio e orientação às lideranças na definição, abordagem, preparação e condução da comunicação com as equipes e/ou em situações especiais.

2.2 Capacitação em Comunicação

A Samarco, por meio das gerências de Comunicação Empresarial e de Desenvolvimento de Pessoas, desenvolve ações permanentes de habilitação de todas as lideranças internas e dos Comitês de Comunicação. Desde 1999, já foram desenvolvidas duas atividades de formação.

Capacitação dos Comitês de Comunicação – tais grupos, que têm a responsabilidade de atuar como agentes da comunicação interna, recebem treinamento na forma de workshop, palestra, reuniões mensais e Seminários de Avaliação da Comunicação Interna (ver item específico).

Capacitação das Lideranças: o nível gerencial da empresa também conta com oportunidades de discussão dos processos e esclarecimento de dúvidas em Seminários e workshops de Comunicação . Além disso, contam com o Informe Gerencial (ver abaixo).

2.3 Informe Gerencial

Trata-se de uma publicação que aponta as diretrizes para a comunicação direta das lideranças com as equipes nas unidades e áreas, com antecedência, simultaneidade e precisão (ver item Meios de Comunicação).

2.4 Matriz de Comunicação

Formulário utilizado em reuniões e nos processos decisórios, que orienta a comunicação de medidas das lideranças acerca de procedimentos e assuntos com impacto para as pessoas e a empresa ou que constituam oportunidade para esclarecimento de dúvidas e capitalização de imagem da Samarco.

O formulário aponta itens de referência para que a liderança sistematize informações básicas sobre o assunto a ser informado e sua contextualização. A partir de tais informações dá-se o processo de decisão sobre momento e forma de divulgação adequados ao assunto em questão.

3 Definição dos Papéis dos Agentes

Para a construção da desejada postura pró-ativa das lideranças e empregados em relação à comunicação interna, foram definidos, por meio de pesquisas e debates com as lideranças sob a coordenação da Comunicação Empresarial, os papéis que os diversos segmentos deveriam desempenhar no processo.

3.1 Gerência de Comunicação Empresarial

Gerencia o processo, assegurando a integração entre os meios de Comunicação Interna, a comunicação direta e os eventos e campanhas e deles com as Estratégias e Sistemas de Gestão da Samarco.

Apóia as lideranças na condução da comunicação direta.

Orienta a avaliação das formas de comunicação e o tratamento necessário a decisões e a ações que tenham impacto interno.

Produz e veicula os meios de Comunicação Interna.

Estimula o aprendizado contínuo dos públicos internos através de ações e meios que propiciem um processo de mão dupla.

Coordena os Comitês de Comunicação e a articulação com o Comitê de Clima.

Monitora o processo.

Realiza atividades de treinamento e produz materiais educativos para a formação dos agentes da comunicação interna.

3.2 Lideranças

Conduzem o processo, atuando como fontes de informações e agentes da comunicação na sua área de atuação, com apoio da Comunicação Empresarial.

Respondem pela comunicação direta com empregados da sua área de atuação.

Identificam demandas e oportunidades de informação, esclarecimentos e posicionamentos e encaminham à Comunicação Empresarial, se necessário.

Estimulam e asseguram feedback e retorno a demandas de Comunicação na sua área de atuação.

Estimulam o aprendizado contínuo das equipes através de uma Comunicação de mão dupla.

Monitoram impactos e resultados de Comunicação Interna no âmbito de sua área de atuação.

3.3 Comitês de Comunicação

Até 1999, a única instância de participação do empregado na elaboração da Comunicação Interna da empresa era o Comitê Editorial do Jornal Samarco. Naquele ano, com o objetivo de ampliar a participação de todas as equipes nos processos de produção e gestão da Comunicação Interna, foi criado, em cada unidade da empresa, um Comitê de Comunicação, formado por representantes das áreas, com um mandato de 12 meses que pode ser renovado.

Os grupos, formados por 30 pessoas em Ponta Ubu (ES) e 20 em Germano (MG), reúnem-se uma vez por mês e têm as seguintes atribuições:

contribuem para a condução da Comunicação Interna, identificando demandas de informações e ajudando a esclarecer assuntos de interesse dos empregados;

colaboram na definição de conteúdos e formas de Comunicação Interna, bem como na criação ou reforço de oportunidades nesta área;

contribuem para o envolvimento das pessoas no processo de Comunicação;

avaliam e apontam diretrizes para o aperfeiçoamento da comunicação interna.

Um aspecto central do trabalho desenvolvido pela Gerência Corporativa de Comunicação Empresarial da Samarco junto a este grupo é a qualificação de seus membros para atuar como agentes fomentadores dos processos de comunicação. São desenvolvidas algumas atividades de formação.

Workshop de Formação Básica

Anualmente, os grupos que constituem os Comitês de Comunicação recebem, tão logo empossados, um treinamento onde são apresentados os princípios, estratégias e elementos gerais relacionados ao processo de produção da notícia para os diversos tipos de veículos de comunicação interna da Samarco. Os participantes recebem informações sobre o funcionamento e dicas de como contribuir para a elaboração de pautas para tais veículos, bem como os procedimentos e prazos de preparação de todos os materiais de comunicação interna da empresa. Recebem ainda orientações para a aferição da receptividade junto a seu setor. Todo o conteúdo deste workshop é reunido em um Manual do Comitê de Comunicação (ver anexo), entregue a todos os membros.

Palestra de Jornalista Atuante na Grande Imprensa

Com o objetivo de apurar a compreensão dos critérios de escolha de pautas para os veículos jornalísticos da Samarco, os Comitês contam com a palestra anual de um jornalista, que aponta e discute os critérios de noticiabilidade adotados pela mídia em geral.

Reuniões Mensais

Além de se constituírem em momentos de avaliação e planejamento dos processos de comunicação e conteúdos dos veículos da empresa, as reuniões mensais dos Comitês, coordenadas pela Comunicação Empresarial da Samarco, são espaços onde os integrantes apresentam e recebem orientações relativas a todos os tipos de dúvidas acerca da comunicação interna.

3.4 Grupo Técnico-Operacional

Indica e encaminha demandas e oportunidades de informação, esclarecimentos e posicionamentos da Samarco à sua chefia imediata, ao Comitê de Comunicação ou à Comunicação Empresarial.

Contribui para o monitoramento de impacto e resultados da Comunicação Interna, participando de levantamentos e pesquisas de opinião interna.

Busca informações e participa das ações de Comunicação numa postura pró-ativa.

3.5 Responsáveis nas Empresas Contratadas

Asseguram que assuntos da Samarco, recebidos dos gerentes dos contratos, cheguem a todas as equipes que prestam serviços na empresa.

3.6 Prestadores de Serviços

A Samarco conta com parceiros no planejamento, execução e monitoramento de suas estratégias de comunicação.

Idéia Comunicação Empresarial: consultoria em planejamento estratégico, auditorias para monitoramento de resultados e realização de workshops de capacitação de lideranças em Comunicação.

Instituto Fonte de Pesquisa e Análise: realização de auditorias ligadas à Comunicação.

BH Press Comunicação Empresarial: planejamento, reportagem e edição dos veículos de comunicação da empresa.

Neti Design e Idéias Bizarras: editoração das peças de comunicação.

4 Conteúdos da Comunicação Interna

As demandas estratégicas da Samarco e de informação detectadas junto ao público interno foram agrupadas em seis blocos de conteúdos para a Comunicação Interna, priorizados de acordo com as diretrizes da empresa e o nível de interesse dos empregados.

4.1 Informações ligadas ao Modelo de Gestão e às Estratégias Samarco

São informações que orientam as pessoas quanto ao rumo que a empresa está seguindo, como está se conduzindo nesta trajetória e o que espera dos públicos internos (empregados da Samarco e das empresas contratadas), para que possam exercer suas atribuições com referências precisas e de qualidade. Embora as informações deste bloco já tenham um alto índice de assimilação e entendimento apurado nas Pesquisas de Clima da empresa, é fundamental que sejam sempre evidenciadas, indicando eventuais alterações.

4.2 Informações ligadas a Recursos Humanos

As referências sobre Recursos Humanos (suas políticas, âmbito, critérios, diferenciais, movimentações e procedimentos) estão ligadas ao componente humano da Comunicação e afetam diretamente os interesses e atuação das pessoas. Por isso, é preciso mantê-las referenciadas a respeito, reciclando e reforçando periodicamente aspectos que permitam o alinhamento das expectativas da empresa e dos públicos internos.

4.3 Informações sobre Negociações Sindicais

Decisões, procedimentos ou iniciativas que envolvam negociação com os sindicatos e são de interesse direto dos empregados devem envolver a Comunicação Empresarial desde o início do processo para assegurar agilidade e direcionamento.

4.4 Informações sobre Unidades e Áreas, Alterações de Estrutura e de Rotinas

As informações deste bloco permitem às pessoas acompanhar os acontecimentos do dia-a-dia, muitas vezes confirmando ou evidenciando as diretrizes e estratégias da empresa. De outro lado, podem influenciar o desempenho pessoal e os resultados da Samarco, o que reforça a necessidade de merecerem também um tratamento intencional, com contextualização e agilidade.

4.5 Informações sobre Produção, Desempenho e Atuação Externa

São referências de que as pessoas precisam para acompanhar a trajetória da Samarco no contexto interno e externo, tendo uma visão de conjunto e se sentindo integradas aos processos e desenvolvimento da empresa.

4.6 Informações sobre Crises e Emergências

Referem-se ao posicionamento da Samarco sobre os fatos, amplitude e impactos destas situações, para que as pessoas tenham na empresa uma fonte oficial e segura de referências a respeito.

5 A Comunicação Integrada

Para alcançar os propósitos do Programa de Gestão da Comunicação Interna, promoveu-se a integração entre os meios de comunicação, a comunicação direta e os eventos e campanhas, e entre estes e as exigências do estágio atual da Gestão Samarco e às demandas de comunicação dos empregados.

Cada uma das frentes de atuação conta com monitoramento de resultados através da avaliação dos Comitês de Comunicação, que se reúnem mensalmente. Além disso, sua avaliação é item das pesquisas de opinião (anual) e de clima (bienal).

5.1 Meios de Comunicação

Jornal da Samarco

Meio de periodicidade mensal, destinado aos empregados e seus familiares, bem como às empresas prestadoras de serviços à Samarco. Seu papel é discutir e traduzir grandes temas da empresa e do mundo, valorizar iniciativas das áreas e dos empregados, apoiar a formação dos leitores.

Boletim Acontece

Publicação semanal que apresenta, em notas curtas, informações do dia-a-dia da empresa. É veiculada nos quadros de avisos, ônibus, displays nos restaurantes e Intranet. Sempre que ocorrem acontecimentos extraordinários de interesse do empregado, é publicada uma edição extra do veículo: o Acontece Extra.

Quadros de Avisos

De periodicidade semanal e presença em todas as unidades da empresa, aborda assuntos específicos da unidade e de interesse geral do empregado da Samarco: notícias do dia, classificados, cardápios dos restaurantes, Boletim Acontece, etc.

Intranet

Fonte de informações de acesso amplo, fácil e rápido, e que apresenta notícias curtas sobre os mais diversos aspectos ligados à vida da empresa.

Informe Gerencial

É o veículo que dá sustentação à forte estratégia de comunicação direta da Samarco. Fornece ao grupo gerencial informações como decisões ou conquistas importantes que devem ser repassadas às equipes ou que poderão ser úteis para esclarecer dúvidas levantadas pelo empregado, balanços de reuniões, mudanças de critérios e procedimentos que afetem as pessoas.

5.2 Comunicação Direta das Lideranças

"Valorizo muito as palestras que o Presidente da Samarco faz anualmente. É uma oportunidade de esclarecer dúvidas com a fonte mais quente e segura da empresa".

A frase, de um empregado de nível técnico-operacional, exemplifica o que as pesquisas de avaliação de resultados evidenciam (ver item específico): a comunicação direta das lideranças é um fator determinante do sucesso da comunicação interna. Essa é a modalidade de comunicação preferida por 80% dos empregados. Eles apontaram, na última pesquisa qualitativa com o nível técnico-operacional (realizada em julho de 2001) que, no recente processo de mudança no quadro acionário, sentiram-se bem mais seguros em relação ao seu futuro quando tiveram a oportunidade de receber informações e prognósticos do próprio Presidente da empresa.

A estratégia de priorização da comunicação direta faz parte do Modelo de Gerenciamento Samarco, que promove o permanente diálogo entre lideranças e empregados, através de oportunidades que vão de reuniões diárias das chefias com suas equipes, seminários e workshops envolvendo os superintendentes, à palestra anual que o Presidente e o Diretor de Operações realizam em todas as unidades.

Esse sistema destina-se também a ampliar as referências e o diálogo com os públicos internos, juntamente com algumas outras oportunidades de interação, organizadas para posicionamentos da Direção da empresa e completadas pela comunicação direta das lideranças com suas equipes. Nestas oportunidades, as lideranças atuam como fontes e agentes de Comunicação, buscando ainda assegurar o feedback e a mão-dupla no processo.

5.3 Eventos e Campanhas

Eventos e campanhas técnicas, sociais e de mobilização interna são promovidos pelas diferentes áreas da empresa, constituindo oportunidades de participação, integração, valorização e reconhecimento das pessoas.

O papel da Comunicação Empresarial nestas oportunidades é dar suporte para que tenham o máximo de intencionalidade na sua divulgação e condução, além de orientar a abordagem e reforçar cada oportunidade para a empresa, contribuindo também no monitoramento de resultados.

Dentre as dezenas de campanhas desenvolvidas pela empresa, alguns se destacam.

Campo de Idéias

A Samarco acredita que a garantia da qualidade de seus produtos e serviços é decorrente de pessoal motivado e participativo. Para promover a gestão participativa e descentralizada, a empresa realiza atividades voltadas ao envolvimento do empregado na construção dos valores e alcance das metas da empresa.

Uma das mais importantes iniciativas já desenvolvidas nesse sentido é o projeto Campo de Idéias, criado em setembro de 1999 como uma estratégia para incentivar o empregado a fazer a diferença como agente ativo no processo de desenvolvimento da Samarco. É um convite para que todos contribuam, através de boas idéias, para o aumento da produtividade e a melhoria do ambiente de trabalho na empresa.

A mineradora oferece uma premiação para as sugestões de melhorias e inovações apresentadas pelos empregados.

Para promover a visibilidade permanente das iniciativas em curso, as estratégias de comunicação do projeto sempre envolveram diversos instrumentos: cartazes, faixas, manuais, brindes, certificados aos premiados, catálogos de projetos em implantação, cobertura do Jornal da Samarco e do Acontece, página na Intranet, feira de exposição dos trabalhos.

Os resultados alcançados indicam a eficácia do programa. Ele recebeu, até abril deste ano, 1.559 sugestões – 854 de Germano e 698 de Ubu – para melhorias nos processos e nas condições de trabalho em todas as áreas e também para as comunidades. Cerca de 800 desses projetos já foram implantados.

Voluntariado Samarco

O envolvimento do empregado é fundamental na construção de projetos sociais capazes de melhorar as condições de vida das comunidades com as quais a empresa se relaciona. Essa é a premissa básica do Programa de Voluntariado Samarco, implantado no início do ano passado.

Com o Programa, a Samarco assume a responsabilidade de incentivar seus empregados ao trabalho voluntário, visto como forma de exercício da responsabilidade social de cada um e dos diversos grupos na construção da cidadania.

A campanha de Comunicação Interna do Programa, em curso, já envolveu: palestras de especialistas em voluntariado, envolvimento dos empregados na escolha de instituições a serem beneficiadas, produção de vídeo e site sobre o tema, visitas de representantes das entidades às unidades da empresa, criação de logomarca e um diversificado e amplo leque de peças gráficas, cobertura do tema por todos os veículos da empresa, utilização dos quadros de avisos para a divulgação dos classificados solidários (listas com o nome de entidades beneficentes da região e trabalhos voluntários que necessitam – bombeiro, eletricista, marceneiro etc.).

Os resultados são animadores e incluem o reconhecimento público da importância da iniciativa da Samarco. Prova disso é que, no início deste ano, a Federação das Indústrias do Estado de Minas Gerais (Fiemg) convidou a Samarco para capitanear a implantação de programa semelhante nas indústrias a ela filiadas. Trata-se do Programa Voluntários das Gerais lançado em 24 de maio último com a meta de mobilizar, nos próximos dois anos, cerca de dois milhões de pessoas em todo o estado.

Semana do Meio Ambiente

A Samarco realiza diversas ações visando à conciliação da atividade econômica com a proteção responsável ao meio ambiente. Nessa perspectiva, promove permanentemente campanhas para educar e treinar os empregados, fornecedores e comunidades para o exercício de suas responsabilidades ambientais.

Veicula permanentemente informações sobre o tema em seus meios de comunicação e distribui publicações específicas nas unidades – como filipetas, folders e cartilhas sobre cuidados ambientais, dicas de reciclagem de lixo e economia de água. O leque de peças produzidas para a educação ambiental inclui ainda calendários temáticos, convites para oficinas ambientais, cartazes e outdoors.

Uma das fortes campanhas de 2001 está sendo a de economia de energia, ligada à questão ambiental e à atual conjuntura de racionamento vivida pelo país. A partir do mote "Usando a Cabeça para não ficar no escuro", foram produzidas peças gráficas como cartazes, filipetas, folders, e realizadas palestras e mutirões informativos em parceria com a Cemig (Cia. Energética de Minas Gerais).

Qualidade de Vida

A preocupação com a saúde e a qualidade de vida do empregado e seus familiares traduz-se em campanhas como Ginástica Empresarial, Bem-Viver (de prevenção e tratamento de dependentes químicos), Campanha de Segurança no Trânsito. Essa última envolveu, no primeiro semestre de 2001, a produção de cartazes, filipetas, notas em todos os meios de Comunicação Interna, além de palestras e debates.

AVALIAÇÃO: IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE MONITORAMENTO

A Samarco desenvolveu um amplo sistema voltado a acompanhar e avaliar impacto e resultados da condução da Comunicação Interna na ótica dos públicos internos envolvidos em cada situação, identificando demandas de informação, abordagem, sugestões de melhorias e necessidades de adequações.

Dois aspectos são fundamentais à eficiência deste sistema: a divulgação para conhecimento, pelos diversos públicos envolvidos, dos mecanismos utilizados; e o retorno de resultados para tais públicos na promoção do aprendizado e aperfeiçoamento contínuos.

O processo tem seguido, assim, um ciclo de monitoramento periódico a partir da apuração da opinião, expectativas e sugestões de melhorias e inovações junto aos públicos internos. O sistema de monitoramento da Comunicação Interna é constituído por:

Pesquisa qualitativa de comunicação com o nível técnico-operacional (anual);

Fatores da Pesquisa de Clima (bienal);

Pesquisas realizadas nos seminários de comunicação com lideranças (anuais);

Avaliação pelos Comitês de Comunicação (permanente, com reuniões mensais);

Formulários de Avaliação Imediata (quando necessário);

Sondagem com amostragem de lideranças (quando necessário).

Veja um quadro-resumo das metodologias de avaliação empregadas para cada uma das frentes da comunicação interna.

RESULTADOS

A eficiência do Programa de Gestão da Comunicação Interna da Samarco pôde ser comprovada na situação de nova composição acionária (maio de 2000), quando a ação da comunicação interna foi ágil e ampla. O Informe Gerencial, veículo voltado à orientação das lideranças para os procedimentos de comunicação interna, já na data em que ocorreu a mudança apresentava as informações básicas sobre o processo, para que fossem imediatamente repassadas a todos os empregados. Além disso, assumiu o seguinte compromisso: "informá-la (liderança), em primeira mão, sobre as decisões dos novos sócios, na medida em que elas forem surgindo".

O suporte oferecido pela Gerência de Comunicação às lideranças foi reforçado naquele momento de transição, através da realização de workshops, envolvendo todas as lideranças, de capacitação para o trabalho de comunicação direta em situações de incerteza, onde ainda não há definições fechadas mas um quadro de possibilidades, e torna-se fundamental uma postura capaz de lidar com os ruídos comuns a situações de grandes mudanças.

Outro ponto determinante das estratégias de comunicação naquele contexto foi a realização de palestras do presidente para as lideranças de todas as unidades, onde o quadro de alterações vividas pela empresa foi abordado em profundidade. Assim, as lideranças receberam informações sobre a situação diretamente da fonte mais "quente" da empresa.

No Jornal Samarco, desde a edição de junho de 2000, matérias criaram um contexto sobre a alteração no quadro de acionistas, lembrando que não se tratava de um caso isolado, mas de uma tendência cada vez mais forte em todo o setor de mineração. Desde então, o jornal tem dedicado boa parte do seu espaço a apontar com clareza todos os aspectos que mudaram no dia-a-dia do empregado.

Além das informações mais ligadas ao cotidiano do empregado, as matérias trataram do assunto nas suas mais variadas dimensões. Uma delas apontava que não foi a primeira vez que a Samarco mudou de acionista – uma vez que, desde que foi criada até antes da entrada da BHP, teve seu controle dividido entre a Samitri e empresas americanas como Marcona, GE e Utah. Outra destacou as possibilidades de sinergia entre a empresa e a nova acionista, que é líder mundial em produção e exportação de minério de ferro e pelotas. O jornal apontou possibilidades de crescimento que a força e solidez da CVRD poderiam trazer à Samarco.

A determinação em manter a transparência em relação a todos os fatos vividos pela empresa foi confirmada em 2001, diante da situação de crise do mercado mundial de pelotas. Os dados da crise do mercado têm sido constantemente informados nas ações de comunicação direta e veículos da empresa. A discussão mais aprofundada do quadro tem sido promovida através da divulgação de análises de especialistas (que apontam que as crises do setor são cíclicas), apontando os impactos que a retração pode trazer ao cotidiano da empresa, e ainda destacando os esforços que estão sendo empreendidos pela Samarco para a superação do problema (esforços esses centrados principalmente numa ação mais ampla e agressiva de seus escritórios internacionais de vendas).

Segundo a Pesquisa Exame das Melhores Empresas para se Trabalhar (2001), entre as empresas que lideram tal ranking, a média de empregados que se consideram informados sobre as mudanças é de 72%. Na Samarco, esse índice é de 73%.

EVOLUÇÃO DOS RESULTADOS DAS PESQUISAS

Em 1999, a Samarco estabeleceu a meta de aumentar o percentual de avaliação positiva da comunicação interna pelas lideranças em no mínimo 5%.

O Seminário de Avaliação da Comunicação Interna pelas Lideranças realizado naquele ano havia apontado uma média geral de 59% de avaliações positivas.

A empresa repetiu, em 2000, o Seminário de Avaliação pelas Lideranças. Como na pesquisa de 1999, foram novamente avaliados seis itens de controle: Estratégia, Comprometimento, Preparação, Feedback / Interatividade, Freqüência / Permanência dos meios e ações, e monitoramento de resultados das ações de Comunicação Interna.

Os resultados aferidos indicam um crescimento consideravelmente superior à meta inicial (5%). Na pesquisa do ano passado, 72% das lideranças avaliaram positivamente a Comunicação Interna. O percentual de crescimento – 13% – foi ainda significativamente superior ao verificado no mercado em período de tempo semelhante (de 7 a 8 pontos percentuais).

Observe-se que a média do mercado foi obtida no banco de dados da empresa responsável pelo monitoramento da comunicação interna da Samarco: a Idéia Comunicação Empresarial, de Belo Horizonte. Tal banco de dados aponta a média de incremento de avaliações positivas verificada ao longo da evolução de processos de implantação de sistemas de comunicação integrada em 120 empresas, no período de 1996 a 2000.

Avaliação da Comunicação Interna pelas Lideranças – 2000

Evolução da Avaliação da Comunicação Interna pelas Lideranças

Observe-se também que o Seminário de Avaliação da Comunicação Interna pelas Lideranças de 2001 acontecerá nos dias 13 e 20 de novembro.

O balanço qualitativo das discussões dos grupos focais de lideranças realizados em 1999 e 2000 também aponta aspectos positivos.

Avaliações dos Grupos de Lideranças

A partir da análise dos dados levantados, a equipe da pesquisa de 2000 apontou várias conclusões.

Houve um reconhecimento consistente, de parte de quase totalidade dos participantes, de evolução na Comunicação Interna da Samarco.

A interatividade e o feedback propiciados pelo Programa de Gestão da Comunicação Interna foram os aspectos que tiveram a melhor avaliação de parte de quase totalidade dos participantes.

Para a grande maioria, o papel das lideranças na Comunicação Interna mostrava-se claro. As chefias demonstraram comprometimento com o processo de comunicação direta, mas conscientes de que podem melhorá-lo ainda mais. O Informe Gerencial foi reconhecido como um instrumento fundamental para orientar tal processo.

Os entrevistados ressaltaram como extremamente positiva a abertura ao diálogo: "tanto de parte da Samarco como das lideranças, existe abertura e uma busca de maior aproximação e Comunicação com as pessoas hoje. De seu lado, as equipes são cada vez mais participativas e exigentes, em função do crescente nível educacional e de informação que têm".

A preparação e monitoramento da Comunicação são aspectos onde foi percebida uma evolução significativa, mas a avaliação geral é de que ainda precisam ser reforçados.

Para a totalidade dos participantes, os Seminários de Avaliação da Comunicação Interna foram oportunidades de sinalizar e rever conceitos de Comunicação necessários para o momento atual da Samarco.

Nas discussões sobre Comunicação no momento de integração da Samarco com o novo acionista, foi manifestada forte preocupação das lideranças em relação à importância de que todos os esforços sejam direcionados no sentido de disponibilizar ao empregado, com agilidade, informações consistentes sobre o andamento do processo.

As pesquisas sobre a Comunicação Interna realizadas junto aos empregados de nível técnico-operacional realizadas apontam dados semelhantes aos aferidos junto às lideranças.

Um aspecto que merece destaque é que aposta da Samarco em privilegiar a comunicação direta mostrou-se afinada às preferências dos empregados: as pesquisas realizadas nos dois últimos anos junto ao grupo técnico-operacional apontam que quase 80% dos empregados prefere tal forma de comunicação.

Em março de 2000 foi realizada a primeira pesquisa qualitativa envolvendo o grupo técnico-operacional da Samarco – 68 entrevistados em 14 grupos de discussão, distribuídos pelas unidades. Essa pesquisa indicou que as bases do processo estavam devidamente sustentadas, com a totalidade dos entrevistados apontando uma evolução significativa na Comunicação Interna, identificada como parte do Modelo de Gestão da Empresa.

Os aspectos de destaque apresentados pela quase totalidade dos grupos focais envolvidos na pesquisa de 2000 foram:

percepção de evolução do processo de comunicação, com destaque para: abertura das lideranças, transparência, esforço de comunicação direta, aperfeiçoamento dos meios, seriedade no tratamento da comunicação interna;

demonstração de confiança nas informações veiculadas;

demonstração de razoável conhecimento das formas de participação nos veículos e processos de Comunicação Interna;

bom índice de leitura dos veículos de Comunicação Interna – que tiveram propostas, formatos e conteúdos bem aceitos.

A pesquisa qualitativa junto ao pessoal técnico-operacional de 2001, que foi realizada no período de 24 a 27/07, reforça os resultados positivos, por intermédio de várias constatações.

O mix de veículos de comunicação interna da Samarco tem avaliação positiva pela quase unanimidade dos entrevistados, que demonstrou compreensão bastante adequada das propostas de cada veículo, dos papéis dos envolvidos no processo de produção destes, e das demandas que podem ser encaminhadas para cada mídia da empresa.

O estágio atual da comunicação interna foi considerado "bastante evoluído", com destaque para a abertura para o diálogo entre empregados e gerências e o aperfeiçoamento dos veículos no tocante a diversificação, regularidade, freqüência e transparência.

Outro aspecto bastante evidenciado foi a percepção do importante papel da comunicação na gestão da empresa ("ela ocupa um lugar nobre"), contribuindo para o sucesso desta.

Destacamos que a pesquisa com empregados de nível técnico operacional de 2001 teve ainda uma segunda fase, para aperfeiçoar o sistema de monitoramento, constituída de uma etapa quantitativa, envolvendo a aplicação de questionários para todos empregados que compõem o grupo técnico-operacional.

Em relação ao momento de mudanças vivido pela Samarco, a pesquisa demonstrou impactos muito positivos dos esforços da comunicação interna em informar o empregado com agilidade, fornecendo explicações e prognósticos. Verificou-se, quanto à questão, as algumas leituras por parte do empregado.

A maioria percebe que a empresa se preocupa em divulgar informações relativas às mudanças e à crise do mercado ("não há censura de informação... talvez apenas escolha da forma e momento certo de divulgar"). Os empregados consideram-se bem informados sobre a situação atual e acreditam que as informações relevantes estão sendo disponibilizadas pela Samarco.

As mudanças geraram ansiedade, mas não comprometeram o conceito da empresa. A imagem corporativa da Samarco manteve-se e até foi fortalecida.

Boa parte dos entrevistados demonstrou compreensão de que a mudança acionária reflete uma tendência geral de fusões, necessárias para a manutenção da competitividade no plano internacional.

A proximidade das lideranças e a abertura cotidiana à discussão do impacto das mudanças na vida do empregado são fatores apontados como "antídotos contra boatos angustiantes", num momento de transição que gera preocupações no empregado.

Um outro forte aspecto positivo apontado ainda em relação à comunicação direta foi a capacidade de antecipação das informações: "costuma ser a primeira fonte, antes dos veículos".

Enfim, a comunicação direta é apontada pela quase totalidade dos entrevistados como a essência da comunicação interna, exercendo um papel crucial na conjuntura de profundas mudanças vividas pela empresa. Afinal, é através desse meio que o empregado tem acesso às informações "mais fundamentais e quentes".

Outro aspecto importante apontado foi o fato de que, mais do que uma oportunidade de receber a informação, o contato direto propicia a interação e o diálogo – oportunidades extremamente valorizadas. Muito além da recepção "pura" da informação "dura", são momentos que permitem "explicações, análises, interpretações, comentários, troca de impressões e opiniões".

DEPOIMENTOS

"A rádio-peão não é a fonte mais segura, a gente fica esperando a chefia que, com certeza, é mais segura."

Depoimento de empregado de nível técnico-operacional.

"A gente está convivendo com eles e repassa direto. No folheto você lê e pronto. Na direta você pergunta, questiona."

Depoimento de empregado de nível técnico-operacional.

"A Comunicação está caminhando com a qualidade que a Samarco está buscando para seus processos."

Depoimento de empregado de nível técnico-operacional.

"O fato de estarmos aqui discutindo sobre Comunicação mostra a preocupação da empresa."

Depoimento de empregado de nível técnico-operacional.

"Foi um momento oportuno e com conceitos fantásticos, além de troca de conhecimento tanto para nós como para a área de Comunicação. O momento da Samarco é ímpar e precisava ter esse tipo de referência."

Depoimento de empregado de nível gerencial sobre o
Seminário de Avaliação da Comunicação Interna pelas Lideranças.

"A ênfase em mão-dupla e feedback foi fundamental e faz repensar a minha prática com as pessoas.'

Depoimento de empregado de nível gerencial.

A tendência moderna de gerenciamento diz que quanto mais a empresa estiver focada em seu negócio, e quanto mais rápida e clara for a comunicação, melhores serão a qualidade das decisões e o desempenho da empresa.
É isso que a Samarco está buscando.

José Luciano Duarte Penido

Presidente da Samarco

Transcrição adaptada dos registros existentes no CONRERP 2ª Região – São Paulo/Paraná

 


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