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"NA CRISE DO TERROR, A VITÓRIA DA PAZ"


 

Organização

World Trade Center de São Paulo

Profissional Responsável

Ingrid Jandira Rauscher

Assessoria Externa

ADS – Assessoria de Comunicações Ltda.

Ano da Premiação

2001

OBJETIVOS

 

Até a terça-feira 11 de setembro, a 32ª Assembléia Geral da World Trade Centers Association, afinal realizada em São Paulo entre 13 e 17 de outubro de 2001, tinha objetivos claramente traçados, como os tem desde a primeira edição, em 1969.

A associação, conhecida como a maior organização fomentadora de comércio internacional do mundo, mais uma vez iria avaliar os resultados das ações do ano anterior, estabelecer metas para o futuro, discutir questões pontuais da entidade, lançar novas estratégias para incrementar transações comerciais entre empresas do mundo. Em suma, iria fazer tudo o que se espera de uma entidade presente em todo o planeta com a missão de promover o bem-estar das populações por meio da inserção das empresas no comércio internacional. O lema da WTCS não deixa dúvidas quanto às suas aspirações: "Paz e estabilidade através do comércio".

Para a ADS, tratava-se até ali de realizar um evento grandioso em si – a reunião de representantes de mais de 300 World Trade Centers, vindos de mais de 100 países, acompanhados de missões comerciais. Este contingente, estimado até a fatídica terça-feira, 11 de setembro, em cerca de 800 pessoas, deveria encontrar no World Trade Center São Paulo oportunidades de negócios oferecidas por empresas brasileiras, donas de produtos e serviços exportáveis.

O Show do Brasil, evento de comércio exterior planejado para acontecer em conjunto com a assembléia da WTCA, serviria para este fim – promover, por meio de uma mostra de empresas brasileiras, o encontro de vendedores daqui com compradores do exterior. Este objetivo vinha – veio – ao encontro, inclusive, das firmes intenções do governo federal de impulsionar as exportações brasileiras, como um imperativo para a salvação da economia mundial. "Exportar o morrer", bradou o presidente Fernando Henrique Cardoso ainda em agosto, e o World Trade Center São Paulo, com sua assembléia e o Show do Brasil, convidava a uma resposta adequada à chamada presidencial, com a exposição do potencial exportador brasileiro.

Além da mostra de produtos e serviços, o Show do Brasil previa seminários, palestras e debates, visando oferecer ao público informação técnica sobre comércio exterior. Alinhados também com o discurso do presidente, esses eventos – como de resto todos os aspectos do evento – tinham como objetivo criar a chamada cultura da exportação no Brasil.

O evento prometia ainda aludir aos acordes da bossa nova e do samba, nossos mais conhecidos ritmos musicais, dando o tom do Brasil aos visitantes estrangeiros, referência do nosso modo de viver e fazer negócios. "O ritmo brasileiro afina com o mercado mundial" era o slogan da assembléia de São Paulo.

Mas dos dois Boeings lançados contra as Torres Gêmeas de Nova York, símbolo mais e sede da World Trade Centers Association, impuseram ao mundo o maior dos desafios deste jovem século 21. O que não dizer do World Trade Center de São Paulo, colhido por aqueles acontecimentos a 30 dias da realização do maior evento da associação a que pertence?

Como disse Guy Tozzoli, fundador e presidente da WTCA, os atentados não foram contra a associação, mas sim contra símbolos do poder americano. De qualquer forma, naquele momento, a pergunta que se fazia era: será coerente realizar a assembléia depois de semelhante tragédia? A resposta veio ainda na manhã de 11 de setembro pelas palavras do mesmo Tozzoli, falando com o WTC brasileiro pelo celular: "Faremos nosso encontro em São Paulo, agora mais do que nunca".

A decisão, ao mesmo tempo corajosa e otimista, trazia em seu bojo o peso da repercussão dos atentados que repentinamente se abateu sobre a marca World Trade Center ao redor do mundo. Para citar apenas um desdobramento, dos muitos conhecidos, em 25 de setembro houve uma ameaça de bomba no Centro Empresarial Nações Unidas, prédio vizinho ao WTC, no bairro do Brooklin Novo, em São Paulo. A despeito da pronta ação da ADS, ele foi noticiado como uma ameaça de bomba no World Trade Center São Paulo, emprestando ao empreendimento, claro, a imagem de alvo de eventuais atentados. Já no dia dos atentados a imprensa e o público enxergaram no WTC-SP um provável objetivo terrorista.

Para a assembléia estavam mantidos os objetivos de mostrar o potencial exportador brasileiro e promover a realização de negócios com as missões estrangeiras. Mas agora urgia recuperar a imagem do World Trade Center São Paulo e da associação, mas principalmente desvincular o empreendimento paulistano dos ataques perpetrados contra a sede do WTCA em Nova York, transmitindo ao público a certeza da segurança do complexo imobiliário em si e do evento – agora "inflado" em importância pelos acontecimentos – que se realizaria em menos de 30 dias.

Era fundamental também fortalecer o conceito do World Trade Center São Paulo como centro promotor de comércio exterior e, calados repentinamente os ritmos de um país festivo, mostrar aos visitantes estrangeiros, o Brasil como país pacífico e seguro. O board da WTCA, por sua vez, tinha que rever os objetivos da associação com a nova pauta que se impôs com os ataques terroristas. As conseqüências para a organização eram em tudo incalculáveis.

Na esteira desses objetivos, tratava-se ainda de fazer com que os delegados estrangeiros não cancelassem sua viagem ao Brasil para participar de um evento da associação dos World Trade Centers – vale lembrar que o setor de transporte aéreo de passageiros tenha sido talvez a primeira "vítima econômica" dos atentados.

Enquanto baixava a poeira dos escombros de Nova York, a delicada construção dos eventos da 32ª Assembléia Geral da World Trade Centers Association se erguia sob o signo do paradoxo: uma marca até então desconhecida por muitos, de repente tornou-se, da forma mais trágica possível, o nome mais comentado nos quatro cantos do planeta, o que lançou automaticamente todos os holofotes da curiosidade para o encontro de São Paulo. Mas o que se esperar dele era a pergunta que o público e a equipe de profissionais da ADS envolvidos se faziam.

E ainda estavam por vir a guerra contra o Afeganistão, os ataques de antraz...

 

ESTRATÉGIAS

 

Independentemente dos eventos de 11 de setembro, as estratégias de organização, execução e divulgação da 32ª Assembléia Geral da World Trade Centers Association já estavam definidas desde sempre.

Cumpria-se conferir ao evento a importância que já no nascedouro lhe cabia – uma oportunidade única para o comércio exterior de um país cuja economia há muito está fragilizada pela balança comercial negativa.

Ora, a união de centenas de missões comerciais estrangeiras com empresas brasileiras de pequeno e médio porte, possuidoras de produtos e serviços exportáveis, dentro da assembléia mundial da maior organização fomentadora de comércio internacional, só poderia merecer o caráter de megaevento.

Com efeito, as estratégias contemplaram tal magnitude. O evento deveria ocupar um amplo espaço dentro do complexo WTC, para que esse encontro entre vendedores e compradores se desse em um ambiente único, que pudesse se aproveitar das características multiuso do empreendimento. Seriam usadas as facilidades proporcionadas pela sinergia entre os espaços do WTC em si (salas de reuniões e andares voltados a exposições), do magnífico centro de convenções de 5 mil metros quadrados, do hotel Gran Meliá WTC São Paulo e do D&D Decoração e Design Center.

Para isso a ADS entendeu como a melhor solução a contratação de uma empresa especializada em organização e montagem de feiras e exposições que deveria aproveitar aqueles espaços com estandes para mostra de produtos, auditórios, exposições e atrações. Graças a uma parceria do World Trade Center São Paulo com a Apex-Agência de Promoção de Exposições do governo federal, os espaços também seriam ocupados pela mostra ExportApex, composta de produtos e serviços das empresas apoiadas pela agência.

A estratégia para a consolidação do evento como um grande encontro de comércio exterior previa também a oferta aos participantes de informação e educação sobre o segmento do comércio internacional. Por isso estabeleceu-se que entre 15 e 17 de outubro, período em que o evento estaria aberto ao público, de manhã e à tarde, técnicos, especialistas, autoridades e profissionais do setor se revezariam em seminários, palestras e debates sobre o tema. Desejava-se, assim, dar um passo importante e pioneiro na construção da chamada cultura da exportação no Brasil.

Os delegados dos vários WTCs do mundo, por sua vez, deveriam ter uma programação especial que incluíssem não somente as reuniões da assembléia, mas também cinco jantares e coquetéis, pelo menos dois shows tipicamente brasileiros e até mesmo roteiros turísticos traçados para aqueles que desejassem conhecer melhor o Brasil. Os shows, sustentados pelo slogan "O ritmo brasileiro afinado com o mercado mundial", deveriam ter a participação de escolas de samba e artistas consagrados da música popular, de resto uma exigência quando se deseja apresentar o país a visitantes do exterior.

A cerimônia de inauguração, prevista para ser o ponto alto da assembléia, deveria ser uma solenidade de tal monta que contasse com a presença inclusive do presidente da República, além de ministros, do governador do Estado e da prefeita da capital. Entre os convidados deveriam figurar líderes empresariais e de classe, expoentes do segmento do comércio exterior, profissionais, especialistas e a imprensa.

O módulo Mix de Oportunidades do Show do Brasil, que incluía a programação de seminários e palestras, deveria contar com oradores como ministros de Estado, secretários, autoridades e técnicos de comércio exterior.

Para efeito de projeção do evento na mídia, a ADS planejou divulgações à imprensa com uma antecedência de pelo menos três meses para obter espaços em publicações especializadas com fechamento antecipado. As divulgações seriam então freqüentes até a data do evento e durante a sua realização. As atividades de cada dia do evento – principalmente os seminários e palestras com personalidades conhecidas – seriam também notificadas à imprensa. O Show do Brasil deveria ser lançado à imprensa em um encontro com os jornalistas.

O presidente da WTCA, Guy Tozzoli, concederia uma entrevista coletiva já na abertura dos trabalhos da assembléia como forma de chamar a atenção do público e da mídia.

Para informar o público, divulgar a assembléia e até para efeito de atrair inscrições de delegados dos WTCs do mundo, a ADS se encarregou de criar um site da assembléia e do Show do Brasil na Internet.

Folhetos informativos e malas-diretas complementariam o trabalho de comunicar ao público o que se desenrolaria entre 13 e 17 de outubro no World Trade Center São Paulo.

Seria produzido um vídeo institucional em homenagem ao presidente da WTCA, enaltecendo seu papel na história da associação, a ser exibido na solenidade de abertura.

Para a ADS todos os eventos da assembléia teriam cenografia sofisticada, projetada e executada por fornecedores da agência, reconhecidos pelo mercado. A cerimônia de abertura e os shows, principalmente, mereceriam um cenário que traduzisse a realização em solo brasileiro de um evento de importância mundial como a assembléia da WTCA. Foram ainda planejados:

toda a estrutura de identificação, com crachás e códigos de barra, de participantes, público, imprensa e profissionais envolvidos no evento;

a contratação de recepcionistas, tradutores e intérpretes para as situações necessárias, além dos equipamentos necessários para este fim;

confecção e instalação de sinalização de todos os eventos para orientação do público nos amplos espaços destinados ao encontro;

a montagem de um aparato de segurança adequado para eventos de grande público e recepção de visitantes estrangeiros;

a montagem de uma sala de imprensa.

Assim estavam traçadas as estratégias para a realização da 32ª Assembléia Geral da World Trade Centers Association.

Mas o terror chegou a menos de 30 dias úteis do evento, e muito do que foi planejado teve de ser revisto.

Já não cabiam escolas de samba e clima de festa quando se sabia que mais de 5.000 pessoas estavam desaparecidas sob o entulho do World Trade Center de Nova York e que outras 800 pessoas perderam a vida no ataque ao Pentágono, sem falar nos passageiros dos quatro aviões seqüestrados, e no justo drama que o mundo viveu a partir dali.

As mudanças deveriam começar pelo slogan do evento. Falar em negócios ao som da bossa nova e do samba era simplesmente inconcebível.

Fundamentalmente, o item segurança foi totalmente revisto. Exigia-se um planejamento muito mais acurado, que envolveria alterações em protocolos e roteiros de autoridades e personalidades, até por sugestão da Polícia Federal e do Federal Bureau of Investigation (FBI), a polícia federal americana, e imposição da Abin-Agência Brasileira de Inteligência, do governo federal.

Claro, por obra dos atentados, a pauta da assembléia e o conteúdo das palestras e seminários deveriam se adequar ao novo cenário mundial que ali se desenhava.

O respeito às vítimas dos atentados e a guerra dos Estados Unidos contra o Afeganistão, que teve início a duas semanas do evento, naturalmente levaram a organização a planejar um culto ecumênico que deveria acontecer na cerimônia de abertura.

Em vista das espetaculares histórias – como a do presidente da Guy Tozzoli – que toda a comunidade World Trade Center viveu no dia dos atentados e nos que se seguiram cabia produzir e lançar uma edição especial do WTC News, newsletter do WTC São Paulo, alusiva ao novo momento.

Finalmente, o encontro deveria demonstrar também que o World Trade Center São Paulo e o Brasil eram seguros e que nosso povo é de paz e trabalhador.

 

EXECUÇÃO

 

A tarefa da ADS de organizar a 32ª Assembléia Geral da World Trade Centers Association teve início em março de 2001.

A estrutura e protocolo de cada um dos eventos da Assembléia e do Show do Brasil, a contratação dos muitos fornecedores, as definições de cada detalhe seguiam o cronograma previamente estabelecido.

Até o dia dos atentados, dentre outros itens, a ADS já havia contratado cenografias, uma apresentação da Escola de Samba Vai-Vai e o conhecido empresário do showbusiness Abelardo Figueiredo, que estava criando um espetáculo especial, a ser protagonizado pela cantora Rosemary e elenco de mais de cem figurantes.

O site da assembléia e do Show do Brasil foi colocado no ar ainda em março, com informação e notícias para a imprensa.

Dois meses antes do evento, a ADS já havia divulgado à imprensa a realização da assembléia em conjunto com um grande evento de comércio exterior, o Show do Brasil, que foi lançado à imprensa em um café da manhã dos executivos do WTC São Paulo com jornalistas. O WTC News enfocou o evento em todas as suas edições de 2001.

Mas as primeiras ações de fato, por força das circunstâncias, foram postas em prática ainda na manhã de 11 de setembro. Era uma terça-feira, dia reservado para as reuniões do comitê organizador do evento, no World Trade Center São Paulo, em que eram repassados os trabalhos realizados até e eram definidos os próximos passos.

A reunião seque começara e de repente chega à sala a informação do que acontecia nos Estados Unidos. Os diretores do WTC, profissionais da ADS e demais pessoas envolvidas na organização do evento não acreditavam nas imagens ao vivo ao que assistiam – o World Trade Center de Nova York em chamas, o desabamento das Torres Gêmeas e o horror que se seguiu.

Desabava com as torres boa parte do que já havia sido definido até ali para o evento que seria o primeiro contato da WTCA do século 21. A própria realização do encontro ameaçava ruir frente às incertezas que ali se instalaram. Mas a tomada de ação não foi menos rápida. Um contato pelo telefone celular com o presidente da WTCA, a confirmação de que todos os colegas de Nova York estavam sãos e salvos e a decisão do presidente de levar o encontro de São Paulo adiante, deram a largada ali mesmo para uma redefinição de rumos na organização do evento, mas também para ações urgentes que deveriam ser levadas a efeito.

A primeira foi a criação de um comitê para a definição de procedimentos urgentes coma uma eventual evacuação do prédio – hipótese por fim descartada – e criação e produção de mensagens a serem transmitidas aos públicos interno e externo visando fornecer a posição do empreendimento frente aos acontecimentos dos Estado Unidos. Integraram o comitê as direções do WTC São Paulo, da Jones Lang LaSalle, administradora do condomínio WTC, chefes de segurança e equipe da ADS.

De fato, imediatamente foram reproduzidos comunicados à imprensa (que já assediava o WTC São Paulo e a ADS em busca de informações) e ao público interno do World Trade Center São Paulo, vale lembrar, integrado por uma torre de escritórios de 26 andares, o hotel Gran Meliá WTC São Paulo, com 300 apartamentos, e o shopping D&D. Circulam diariamente pelo complexo 10 mil pessoas.

Entre os dias 11 e 13 de setembro, a ADS, em regime de plantão, atendeu 90 jornalistas que procuraram informações sobre os atentados e suas conseqüências no WTC São Paulo. Coube a ADS divulgar para a mídia o comunicado oficial que Guy Tozzoli produziu com suas impressões sobre os atentados e o futuro da WTCA.

O WTC de São Paulo, aliás, repentinamente se viu na condição de escritório principal da associação que acabara de ter sua sede destruída em Nova York. E ficou investido da atribuição de comunicar a todos os WTCs do mundo as decisões do board e os acontecimentos sobre os ataques terroristas, o futuro imediato da organização e o evento de São Paulo.

Nos dias que se seguiram a ADS e a equipe de profissionais envolvidos seguiu organizando os eventos de outubro, naturalmente com um olho nos itens do cronograma e outro nos noticiários. A situação, a despeito da decisão de manter a realização do evento, era ainda marcada pela incerteza.

Imediatamente o lema da assembléia foi mudado. Saiu a referência aos ritmos nacionais e entrou "Paz e estabilidade através do comércio internacional". Foram desmarcados os shows alusivos ao carnaval, inoportunos naquele contexto. Mais tarde, com uma compreensão maior do que o mundo estava passando, um sentimento de otimismo aos poucos foi permeando a organização do evento e, então, foram contratados shows mais sofisticados em termos musicais, mas não menos exemplares do caráter alegre do brasileiro – os internacionalmente reconhecidos João Bosco e Alceu Valença realizaram apresentações memoráveis durante a assembléia. Valença fechou a última noite do evento, encerrando com brilho e descontração a maratona de trabalhos.

No período que se seguiu aos atentados um importante trabalho foi posto em prática: convencer os delegados estrangeiros a viajar ao Brasil. Telefonemas foram dados, e-mails foram disparados, visando manter acesa a chama da assembléia da WTCA, agora vivendo os mais importantes momentos desce a sua fundação.

Enquanto isso, as equipes trabalhavam: papelaria em impressão, convites sendo expedidos, a edição especial do WTC News e press releases sendo produzidos, contatos sendo realizados, os palcos sendo montados. Os cuidados eram extremos: para cada jantar, reunião ou coquetel a cenografia buscava a harmonia das cores e dos acessórios com o tema da assembléia. Requintes de um evento ainda grandioso.

Como não podia deixar de ser, foi realizado todo um trabalho de adequação dos temas das palestras e seminários ao novo ambiente em que o mundo foi lançado.

O quesito segurança exigiu diversos procedimentos novos: reforço de pessoal, maior rigor no cadastramento de convidados e participantes; implantação de sistemas de detecção de metais, instalação de um posto da Polícia; controle dos elevadores; alterações de protocolo e de roteiros etc. O aparato contemplou inclusive sugestões do FBI e da Abin e observou normas de segurança transmitidas pelos serviços de segurança das autoridades que deveriam comparecer ao evento.

A duas semanas da realização da assembléia, os Estados Unidos lançaram ofensiva militar contra o Afeganistão, dando início à guerra. Apesar de previsto, o episódio jogou uma nova sombra de incertezas sobre o evento do WTC de São Paulo, que mais uma vez ficou ameaçado. Mas outra vez o presidente da WTCA e as equipes organizadoras não desanimaram e seguiram em frente. As primeiras vítimas do antraz nos Estados Unidos também não fizeram com que o trabalho esmorecesse.

Definido o desembarque de Gui Tozzoli em São Paulo em 11 de outubro, a ADS decidiu realizar sua entrevista coletiva naquela mesma manhã. O homem que idealizou e construiu as Torres Gêmeas falaria à imprensa no dia em que os ataques que as destruíram completava um mês. E a maior superpotência do planeta estava em guerra por causa disso.

Nos dois dias seguintes, a ADS cuidou da organização de traslado e receptivo dos membros do board da WTCA que chegavam a São Paulo. Uma vez na cidade, todos participaram do tradicional jantar de confraternização do grupo de diretores que aconteceu no restaurante O Leopolldo. Já dentro das novas diretrizes de segurança, o trajeto para o restaurante contou com escolta armada. Um ônibus extra acompanhou o grupo durante todo o trajeto para oferecer apoio em caso de eventualidade.

A partir do dia 14, toda a estrutura organizada pela ADS durante meses entrou definitivamente em ação:

registro de delegados e visitantes;

montagem dos palcos, cenários e shows;

organização das reuniões da WTCA, palestras e seminários do Show do Brasil;

montagem e desmontagem de salas e espaços;

apoio ao trabalho da imprensa que cobria o evento;

produção e expedição de press releases e avisos de pauta;

recepção a autoridades;

alteração de protocolos e roteiros;

supervisão dos serviços de alimentos e bebidas;

acompanhamento de entrada e saída dos fornecedores dos espaços do evento.

Toda esta intrincada malha logística que sustentou um evento dessas dimensões envolveu mais de 500 profissionais.

 

AVALIAÇÃO

 

Eventos grandiosos, uma vez marcados e com sua organização em pleno andamento, dificilmente correm o risco de serem abortados. Vítima do capítulo da História iniciado em 11 de setembro de 2001, a 32ª Assembléia Geral da World Trade Centers Association correu esse risco por duas vezes, enquanto cerca de 500 profissionais se dedicavam diuturnamente à sua realização. Da segunda vez que se cogitou cancelar o evento, os Estados Unidos iniciaram a guerra contra o Afeganistão, estava-se a cinco dias da sua realização.

Passados esses solavancos, o evento enfim realizou-se em ambiente pacífico, o que já pôde ser considerado uma vitória em meio ao ambiente desenhado antes pelo terror.

 

 

Comparecimento do Público

 

Um dos efeitos mais temidos dos atentados sobre a assembléia – o eventual cancelamento de inscrições por parte dos delegados estrangeiros – simplesmente não teve lugar: o evento foi realizado com a presença de 200 representantes dos WTCs do mundo e integrantes de missões comerciais vindos de 90 países.

Nos três dias em que o evento esteve aberto ao público, 1.500 pessoas (entre autoridades, convidados, executivos e jornalistas) estiveram formalmente no evento. Mas a circulação média diária de 10 mil pessoas pelo complexo World Trade Center permite supor que um número muito maior de pessoas compareceu aos diversos eventos do encontro.

 

Número de Empresas Participantes

 

Exatamente 90 empresas estiveram presentes no evento, na forma de estandes. Outras, em número que pode chegar a cerca de 3.000, tiveram produtos ou material informativo disponíveis.

 

Cobertura Jornalística

 

Estiveram presentes cobrindo o evento cerca de 150 jornalistas desde o dia 11 de setembro até 17 de outubro. Esse contingente gerou um total de 262 matérias relativas ao evento – em TV, rádio, revistas, jornais e sites da Internet. Entre 11 e 13 de setembro o plantão da ADS realizou 90 atendimentos à imprensa.

No dia 11 de outubro de 2001, na data em que os atentados terroristas a Nova York e Washington completavam um mês, 86 jornalistas compareceram à entrevista coletiva do presidente da WTCA Guy Tozzoli, idealizador e criador das Torres Gêmeas.

Durante os cinco dias da assembléia, ele foi o empresário de maior visibilidade na mídia brasileira. Tozzoli e o evento atraíram a atenção de veículos, programas e jornalistas qualificados do Brasil e do exterior, como o Programa do Jô (entrevista que mereceu aplausos dos delegados estrangeiros quando exibida em uma das reuniões da asembléia), The New York Times, a Associated Press, a agência Bloomberg e o jornal de maior circulação do mundo, o japonês Yomiuri Shimbun. Isso significa audiência/público leitor também qualificado.

 

Qualidade dos Veículos de Imprensa

 

Os mais influentes veículos da imprensa de São Paulo registraram os eventos de outubro no WTC brasileiro, com repercussão em todo o país, além de publicações estrangeiras e agências noticiosas internacionais.

A exposição nos meios de comunicação trouxe ainda resultados inesperados, como uma reportagem da revista Forbes. A revista enfocou o presidente do World Trade Center São Paulo, Gilberto Bomeny, como o "empreendedor que trouxe a marca World Trade Center para o Brasil".

A mídia gerada espontaneamente pela divulgação foi avaliada em mais de R$ 20 milhões.

 

Presença de Autoridades e Personalidades


Com seus espaços preenchidos pela assembléia e pelo Show do Brasil, o WTC pôde ser prestigiado por personalidades, dentre outras, como o ministro do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior, Sérgio Amaral, que veio de Brasília exclusivamente para saudar os delegados da WTCA; o secretário executivo da Camex, Roberto Gianetti da Fonseca, que também entendeu ser fundamental registrar sua presença em um evento de comércio exterior de tal expressão; o governador de São Paulo Geraldo Alckmin, que manifestou a honra de São Paulo sediar o evento; o presidente da Assembléia Legislativa, deputado Walter Feldman, a consulesa dos EUA em São Paulo, Carmem Maria Martinez; e os representantes da congregação israelita paulista, da Igreja Católica Apostólica Romana e da Igreja Anglicana Episcopal, que presidiram um ato ecumênico em respeito às vítimas dos atentados.

 

RESULTADOS

 

O World Trade Center São Paulo teve a maior divulgação de toda a sua história de seis anos. Antes identificado apenas como empreendimento imobiliário, agora é reconhecido principalmente por sua missão de promover a inserção das pequenas e médias empresas no mercado internacional e por levar a paz ao mundo através do comércio como membro da World Trade Centers Association.

Se as terríveis imagens dos atentados transmitidas pela TV colocaram o nome do World Trade Center em trágica evidência em setembro, graças ao trabalho desenvolvido já no dia dos atentados, o público brasileiro, de repente, "descobriu" que havia um WTC em São Paulo e que este, sim, estava intacto e em plena atividade.

Um evento do porte da 32ª Assembléia Geral do World Trade Centers Association naturalmente será responsável por efeitos de médio e longo prazos, como, por exemplo, uma maior procura de exportadores pelas facilidades do WTC e até mesmo uma valorização da marca e do próprio empreendimento, dentro dos segmentos da economia a eles relacionados.

Com tudo isso, as curiosidades, inevitáveis, são um capítulo à parte: motoristas de táxi nunca souberam chegar ao WTC tendo o nome do empreendimento como referência. Normalmente, o complexo era conhecido pelo hotel Gran Meliá. Agora, basta citar a sigla de três letras que os profissionais da praça sabem o caminho a seguir.

Profissionais que trabalharam no WTC também notaram a repentina notoriedade do empreendimento.

São as faces de um grande esforço de Relações Públicas. A despeito das adversidades e das possibilidades de cancelamento, 32ª Assembléia Geral da World Trade Centers Association foi realizada com sucesso, em um ambiente de paz, atingindo plenamente seus objetivos.

 

 

PROJETO BÁSICO DA 32ª ASSEMBLÉIA GERAL DA WORLD TRADE CENTERS ASSOCIATION

 

INTRODUÇÃO

 

A realização, no World Trade Center, em São Paulo, da 32ª WTCA General Assembly, para realização de reuniões abertas aos associados e fechadas dos comitês de cada região, além de exposições das empresas nacionais e internacionais, poderá proporcionar ao WTC grande visibilidade na mídia e um definitivo reconhecimento como entidade atuante do setor de comércio exterior.

Isto faz com que o planejamento organizacional, a execução e a supervisão de toda a programação do evento sejam feitos com extremo profissionalismo e precisão.

A ADS colocará à disposição – desde o planejamento à execução – profissionais seniores com experiência e know-how na organização de eventos especiais.

 

FASES

Planejamento

 

Formação da Comissão Organizadora.

Sua personalização e sofisticação.

Materiais impressos pretendidos.

Serviços paralelos.

Contratação de terceiros.

Cronograma geral de atividades.

Follow-up de providências.

Estimativa de custos.

 

Organização Prévia

 

Criação de textos para malas-diretas, cartazes, boletins.

Criação e expedição de folhetos.

Emissão de convites.

Programação técnica.

Programação turística.

Levantamento do local sede do evento.

Solicitação de patrocínios.

Organização de jantares e almoços.

Sugestão de atividades técnicas e sociais.

Levantamento de orçamentos de material e equipamentos.

Levantamento de orçamentos de serviços paralelos.

Contatos com participantes da Exposição Paralela.

Informatização do evento.

Início do controle e recebimento de inscrições.

Realização

 

 

Definição e contratação de serviços paralelos.

Escolha e execução de material do participante.

Contatos finais – convidados – hotel – transportadora aérea.

Contratação de serviços de terceiros.

Treinamento do staff – secretaria e recepção.

Montagem da Exposição Paralela.

Personalização de material do participante – crachás e certificados.

Contatos finais – montagem de salas de trabalho e de apoio.

Definição de atividades técnicas.

Definição de atividades sociais – contratação.

 

 

Vídeo Institucional (CD-ROM).

 

Coordenação de produção de vídeo institucional da entidade.

 

ATIVIDADES

 

1. Serviços de Assessoria e Planejamento

 

As atividades dos Serviços de Assessoria e Planejamento propostas para o evento incluem:

 

Planejamento geral do evento.

Definição do local, equipamentos, serviços paralelos, materiais para participantes.

Opções para peças de divulgação.

Indicação e seleção de serviços de apoio (banco, turismo etc.).

Programação para visitantes estrangeiros.

Orientação na captação de recursos.

Previsão orçamentária.

Follow-up.

Atendimento permanente à Comissão Organizadora.

Assessoria de imprensa.

Programação de mídia.

 

2. Material de Apoio

 

2.1 Folhetos

 

Sugestão, orçamento e acompanhamento na execução de todo o material de divulgação previsto:

 

folhetos;

crachás;

papéis de carta;

pastas;

convites;

cartões de identificação;

adesivos;

cartão de boas-vindas.

 

2.2 Local

Facilidades técnicas e de equipamentos nas salas de reuniões.

Decoração do local.

Negociação de custos.

Previsão de apoio e orçamentos do setor de alimentos e bebidas (coffee break, almoço, jantar etc.).

Montagem de sala VIP.

2.3 Serviços Paralelos

 

 

 

Agência de turismo (hospedagem dos convidados e pacotes aos participantes).

Banco oficial.

Transportadora aérea (emissão de PTA’s).

Fotógrafo.

Comercialização e montagem de exposição paralela.

Assistência médica.

 

 

2.4 Patrocínios

 

 

Por intermédio da ADS, levantamento de materiais e serviços que podem ser patrocinados. Emissão de solicitação desses patrocínios, controle de solicitações e respostas.

A ADS não faz captação de patrocínios, porém pode indicar ao cliente como e onde solicitar verbas.

 

2.5 Exposição Paralela

No caso de se programar uma exposição paralela, incluindo a sua comercialização e montagem, a ADS indicará a empresa que habitualmente atende a seus eventos, ficando a cargo do cliente a aprovação ou não deste serviço.

 

2.6 Palestrantes

Organização e acertos sobre a hospedagem e receptivo.

Montagem de esquema de transportes e traslados com a contratação dos veículos necessários.

 

2.7 Publicidade

Criação, produção e programação de veiculação de material publicitário sobre o evento em jornais e revistas, para a massificação das informações e obtenção do maior número de participantes e visitantes.

 

2.8 Assessoria de Imprensa


Distribuição de notícias sobre a realização do congresso, temas e palestrantes.

Distribuição de nota sobre o congresso para as colunas de agenda.

Montagem de pasta informativa (press-kit) para jornalistas, com notícias sobre o evento, programação, currículos dos participantes, fotos.

Motivação de editores de revistas e jornais especializados para a realização de entrevistas com os organizadores e palestrantes convidados.

Marcação de entrevistas em programas de rádio e televisão.

Montagem do birô de imprensa no local do evento para atendimento aos profissionais dos veículos.

Organização de coletiva antes da realização do congresso.

Acompanhamento do material publicado e fornecimento para o cliente de pasta com a clipagem do evento.

 

3. Serviços de Secretaria Prévia – Organização

 

As atividades de Secretaria Prévia serão desenvolvidas na ADS, onde serão mantidos os arquivos gerais de correspondência do evento e de onde serão acionadas as providências relativas à fase de execução do projeto. As providências incluem:

 

Criação, redação e execução de textos.

Endereçamento e envio da correspondência.

Expedição.

Arquivo.

Inscrições prévias:

recebimento;

cadastramento e emissão de recibo;

controle financeiro;

emissão de relatórios parciais;

personalização de certificados, crachás, tíquetes etc.

Programação específica:

emissão de cartas-convite;

cadastramento de participação;

controle de aceitação do convite;

personalização de certificados e crachás;

emissão de relatórios de sala/dia/atividades etc.;

produção dos anais completos dos debates.

Orçamento e contatos:

fornecedores;

possíveis participantes;

expositores;

convidados;

comissão organizadora.


3.1 Mailing List

 

O cadastro para encaminhamento das cartas-convite deverá ser fornecido e/ou adquirido junto às entidades especializadas.

 

3.2 Informatização

 

 

A informatização do evento será feita por meio da contratação e implantação de um programa específico, prevendo o tipo de relatório adequado ao fechamento dos vários dados que irão compor o encontro como um todo. A operação, digitação e impressão cobrem os seguintes itens:

Cadastro Matriz de Inscritos

Cadastramento.

Relatórios e listagens por atividade, categoria, procedência, financeiro.

Emissão de crachás personalizados (etiquetas).

Emissão de carta-confirmação e recibo de inscrição.

Envelope e controle de entrega de material no local do evento.

Cadastro Programação

Cadastramento (alfabético, por atividade, por sala, por dia).

Emissão de carta-convite e carta-confirmação.

Emissão de etiquetas de endereçamento.

Cadastro de temas livres e índice remissivo de autores e de carta-confirmação de apresentação.

Listagens.

 

4. Serviços de Realização

 

Contratação de Serviços Paralelos e de Apoio.

Execução de material para participantes.

Definição de montagem do local do evento.

Contatos finais – convidados, hotéis e transportadoras.

Definição de atividades técnicas.

Definição e contratação de atividades sociais.

Secretaria local.

 

4.1 Receptivo Aeroporto

Se necessário, com uma equipe de recepção.

 

4.2 Receptivo Hotel-Sede
Check-in de convidados especiais.

 

4.3 Secretaria de Realização

 

Secretaria e recepção.

Setores atendidos:

inscrições;

fiscalização de salas;

controle de entrada;

entrega de material;

cadastramento e informatização;

secretariado;

atendimento a convidados;

comissão organizadora;

participantes;

programação social.

 

 

4.4 Vídeo/CD-Rom Institucional

 

Levantamento de dados para a elaboração do roteiro.

Sugestão e supervisão de contratação e trabalho da produtora.

Supervisão de elaboração do roteiro e editoração eletrônica.

Transcrição adaptada dos registros existentes no CONRERP 2ª Região – São Paulo/Paraná

 


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