INAUGURAÇÃO DA FÁBRICA DE TELAS E TRELIÇAS BELGO – UNIDADE DE SÃO PAULO PDF Imprimir E-mail

INAUGURAÇÃO DA FÁBRICA DE TELAS E TRELIÇAS BELGO – UNIDADE DE SÃO PAULO


 

Organização

Companhia Siderúrgica Belgo Mineiro

Profissionais Responsáveis

Sofia Ramirez Villegas

Assessoria Externa

Arte Visual Comunicação e Serviços

Ano da Premiação

2003



CENÁRIO

O conglomerado Belgo é um dos maiores grupos privados do Brasil e tem atuação nos setores de Siderurgia e Trefilaria. Seu principal acionista é o grupo europeu Arcelor, maior produtor mundial de aço.

A Cia. Siderúrgica Belgo Mineira, empresa controladora, é uma produtora de aços longos e atua no Brasil há 81 anos.

Em 2003 inaugurou sua primeira unidade na cidade de São Paulo, visando aprimorar o atendimento aos clientes do mercado de aços longos para construção civil e indústria desse Estado.

OBJETIVOS PRINCIPAIS

Inaugurar a unidade operacional Belgo, constituída por duas fábricas e um centro de distribuição.

Fortalecer o relacionamento da Belgo com o meio político estadual e municipal, com os clientes Belgo no Estado de SP e com a comunidade local.

OBJETIVOS SECUNDÁRIOS

Minimizar o impacto gerado pela instalação de uma fábrica em uma área muito próxima a um bairro residencial e a um parque ecológico, apesar de ser esta uma unidade que trabalha com tecnologia limpa.

Repercutir os benefícios proporcionados pelas obras realizadas nas áreas externas à unidade Belgo.

ESTRATÉGIAS

Utilização de técnicas de Relações Públicas no planejamento, coordenação e execução do evento.

Utilização de ferramentas de Relações Públicas e Marketing de Relacionamento no desenvolvimento de ações conjuntas entre Belgo e governos, beneficiando assim clientes e comunidade local.

Utilização de Assessoria de Imprensa na divulgação da inauguração.

EXECUÇÃO – AÇÕES PREPARATÓRIAS

Parcerias com governo para melhorias na estrada marginal à Rodovia Ayrton Senna, por onde passam os caminhões Belgo e para beneficiar a comunidade local e parque ecológico.

Construção de uma rotatória na Rodovia Ayrton Senna para facilitar o acesso à região.

Visitas à unidade para avaliação das melhorias internas necessárias.

Reuniões com os cerimoniais da prefeita e do governador.

Melhorias dentro do galpão destinado ao evento: pintura das máquinas e estruturas, pintura e pavimentação do piso, limpeza grossa.

Parcerias com governo para melhorias na estrada marginal à Rodovia Ayrton Senna, por onde passam os caminhões Belgo e para beneficiar a comunidade local e parque ecológico.

Construção de uma rotatória na Rodovia Ayrton Senna para facilitar o acesso à região.

Visitas à unidade para avaliação das melhorias internas necessárias.

Reuniões com os cerimoniais da prefeita e do governador.

Melhorias dentro do galpão destinado ao evento: pintura das máquinas e estruturas, pintura e pavimentação do piso, limpeza grossa.

Melhorias nas áreas externas aos galpões da unidade: pintura de meio fio, pintura de paredes e faixas de pedestre, pavimentação e jardinagem.

Padronização da programação visual de toda a unidade.

Negociações com o governo estadual para a realização da inauguração da rotatória no mesmo dia da inauguração da unidade Belgo.

Parceria com o governo estadual na prestação de apoio ao evento de inauguração da rotatória, fornecendo lanche aos convidados (população local).

EXECUÇÃO – O EVENTO

Mailing

Definição de uma lista de convidados com perfil adequado ao objetivo do evento: clientes estratégicos do estado de SP, formadores de opinião da comunidade local, imprensa e mundo oficial, incluindo o governador Geraldo Alckmin e a prefeita Marta Suplicy.

Negociações com os cerimoniais do governo e estado para definição da lista do mundo oficial.

Definição de uma lista interna abrangendo executivos Belgo e funcionários da unidade.

Convite

Criação, produção e manuseio da peça.

O envio para o público interno foi feito através de malote da Belgo e para o público externo via correio.

Apenas alguns convidados significativos receberam convites em mãos. Alguns via courier e outros pelos próprios executivos da Belgo, a fim de distinguir os convidados.

No layout do convite, foi aplicado o mapa do local, valorizando a rotatória que seria também inaugurada no mesmo dia pelo Governador.

Foi criada também uma versão virtual para o envio, pelo cerimonial do governador, para o mailing oficial estadual.

 

 

 

RSVP

Contratação de uma central de telemarketing em Belo Horizonte, atendendo com um 0800.

Receptivo até 2 dias antes do evento

Híbrido durante os 2 últimos dias.

Programação

A programação foi definida em função da realização dos dois eventos: inauguração da rotatória (9h) pelo governador com a presença da Belgo e a inauguração da unidade Belgo:

10:00 recepção aos convidados.

10:30 solenidade de inauguração.

11:00 visita as instalações.

11:30 brunch.

Os cerimoniais municipais e estaduais foram encaminhados diretamente à sala vip.

No início da solenidade de palco, uma comitiva da organização do evento e as comitivas oficiais encaminharam o governador, a prefeita e o presidente da Belgo ao palco.

Após os três discursos (presidente da Belgo, Prefeita e Governador), houve o descerramento da placa e em seguida o acionamento simbólico das máquinas, através de uma sirene instalada no palco.

Entre o discurso do presidente da Belgo e da Prefeita, aconteceu a entrega de presentes às duas autoridades. Foram escolhidas para este momento duas peças do artista plástico Máximo Soalheiro, que se diferenciavam apenas na tendência de cores.

Terminada a solenidade, a comitiva da organização e as comitivas oficiais encaminharam os presentes ao palco para abrirem o circuito de visitação.

Fornecedores

Os fornecedores para ambientação, buffet, receptivo, vallet service e segurança foram estrategicamente contratados em São Paulo, mesmo estando a organização do evento em Belo Horizonte, em função da proximidade do local do evento e da otimização de custos.

O Ambiente

Desenvolvimento de um projeto que transformasse o pesado ambiente de uma fábrica em um agradável lounge, através de soluções simples, destacando os produtos e as matérias-primas Belgo, com uma ótima relação custo/benefício.

Os produtos escolhidos foram telas e treliças Belgo e as matérias-primas, os fios para a produção destes produtos.

Utilização de carretéis gigantes de fio-máquina como suporte para as mesas de tampo de vidro.

Utilização de rolos de telas para a criação de paredes e corredores.

Criação de ambientes personalizados como sala vip e área de speech, além de toda a estrutura necessária para a imprensa.

O palco recebeu um grande videowall para transmissão simultânea.

 

 

 

 

Buffet

A escolha de um brunch considerou o horário e a estrutura do evento.

A definição do cardápio foi baseada, não só na temperatura elevada que enfrentaríamos, como no ambiente quente onde ele foi servido. Por isso optamos por itens leves, requintados, com opções doces e salgadas.

As bebidas também foram definidas em função do clima e da diversidade de públicos: água, refrigerante, cerveja e espumante.

Receptivo e Vallet Service

Foram contratadas 10 recepcionistas uniformizadas, com tubinho preto e echarpe no tom da logo Belgo.

As atribuições das recepcionistas foram definidas de acordo com cada etapa do evento: recepção, sala vip, solenidade de palco, circuito de visitação, brunch e entrega de brindes.

Montado com 1 guarita, 14 manobristas, 2 supervisores, 1 chefe de cerimonial e 2 orientadores para veículos, todos uniformizados.

 

 

Segurança

Em função da presença de autoridades, foi reforçado o esquema de segurança particular para as imediações e portaria da unidade, e também para a área interna, inclusive com patrulha móvel.

Foi realizada uma reunião entre as seguranças oficiais e a segurança particular contratada para afinar suas atuações, em função do porte e visibilidade do evento.

Cerimonial

Contratação de um mestre de cerimônias.

Coordenação da sala vip para recepção das comitivas do governador e prefeita e também para permitir entrevistas coletivas.

Controle de entrada e saída da sala vip feito por meio da produção de um adesivo de lapela diferenciado. Somente tiveram acesso a este adesivo as comitivas oficiais, diretoria e presidência da Belgo, além de profissionais autorizados.

Para os carros das comitivas oficiais foi produzida uma credencial para que tivessem acesso a uma área de estacionamento bem próxima à entrada do galpão.

Assessoria de Imprensa

Montagem de uma secretaria especial para o credenciamento da imprensa no evento.

Montagem de um press kit que foi entregue no evento: release + discurso do presidente da Belgo para o dia do evento + 3 fotos (1 da unidade e 2 dos produtos).

Preparação de uma área delimitada, em frente ao palco, para acolher os profissionais de imprensa durante a solenidade de palco.

Encaminhamento dos profissionais ao circuito de visitação, antes da entrada dos convidados para, assim, poderem registrar o momento de entrada do Governador, Prefeita e presidente Belgo.

Brinde

A escolha de um brinde produzido por jovens carentes, utilizando sucatas de produtos Belgo, teve como objetivo valorizar a atuação solidária e de responsabilidade social da empresa.

A produção foi feita por um instituto parceiro da Belgo em Montes Claros, o Laborearte.

O brinde foi entregue quando o convidado deixava o evento.

Memória

Filmagem: durante todo o evento de inauguração da unidade Belgo.

Cobertura fotográfica: durante o evento de inauguração da rotatória e durante todo o evento de inauguração da unidade Belgo.

Foi designado um fotógrafo exclusivo para acompanhar o gerente responsável pela unidade em todos os momentos e locais onde ele estivesse.

Produção de relatório pós-evento com o registro de todas as suas etapas: proposta inicial, planejamento, levantamento de custos, fornecedores, fotos e modelos de peças, planilha final de custos, servindo de referência para o cliente.

 

 

 

 

 

FORMAS DE AVALIAÇÃO

Durante Evento

Contador e lista de presenças no receptivo do evento para controle de presenças.

Monitoramento das etapas do evento x hora programada em função da presença de autoridades de governo que tinham outros compromissos no decorrer do dia.

Coordenação e monitoramento constante da prestação de serviço de todos os fornecedores contratados.

Credenciamento da Imprensa.

Após Evento

Continuidade do processo de relacionamento da Belgo com seus públicos de interesse para negociação das parcerias futuras.

Reunião de avaliação com todas as áreas da Belgo envolvidas na organização do evento e a Exercere Comunicação Dirigida.

RESULTADOS ALCANÇADOS

Imediatos

Presença de 70% dos convidados.

Presença das pessoas estratégicas, tanto do mundo oficial quanto do mercado consumidor e da comunidade.

Presença de lideranças também de comunidades próximas.

Satisfação do público interno, que participou da preparação e do próprio do evento.

Visibilidade junto à imprensa, que compareceu em peso ao evento.

Presença conjunta da prefeita Marta Suplicy e do governador Geraldo Alckmin, o que garantiu legitimidade ao evento.

Decorrer das etapas programadas, sem tumulto ou atropelos, em função de um planejamento detalhado.

Médio Prazo

Maior visibilidade junto ao mercado do estado de SP.

Maior visibilidade junto à comunidade local e também a outras comunidades próximas.

Assinatura de parceria com a Escola Estadual Parque Ecológico do Rio Tietê para o desenvolvimento de dois projetos: "Ver é Viver" e "Ouvir Bem para Aprender Melhor".

Desenvolvimento de um projeto de parceria com o estado para melhorias no Parque Ecológico Tietê.

Reforço na parceria entre a Belgo e a Polícia Militar do Estado que reduziu em 80% o índice de criminalidade na região.

Transcrição adaptada dos registros existentes no CONRERP 2ª Região – São Paulo/Paraná

 


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