Portal Corporativo BASF.net – Tecnologia a Serviço do Conhecimento PDF Imprimir E-mail

Portal Corporativo BASF.net – Tecnologia a Serviço do Conhecimento

 

Organização

Basf

Profissional Responsável

Vladimir M. de C. Mello

Ano da Premiação

2009

 

 

Contexto Organizacional

 

A BASF, empresa química líder mundial com atuação em unidades divididas nas Américas, Ásia, Europa e Pacífico e mais de 95.000 colaboradores, vive os desafios constantes de alinhar estratégias, comunicação, planejamento e gerar conhecimento corporativo em um contexto globalizado e multicultural. Assim, sob a égide da tecnologia como meio para a geração de conhecimento e integração entre as unidades, nasce o projeto BASF.net, um portal corporativo global que integra, em um canal único e acessível, todos os colaboradores BASF. Concebido após a constatação do sucesso da intranet desenvolvida para a filial brasileira, o portal se apresenta como importante ação de Relações Públicas Internacionais que possibilita a compreensão mútua e o compartilhamento entre os colaboradores, respeitando as características regionais e os preceitos corporativos.

 

Descrição do Case

Este case se orienta para a categoria Relações Públicas Internacionais por sua origem, sua concepção e busca de resultados que propiciem à organização uma nova maneira de se fazer presente no mundo globalizado. Uma equipe multidisciplinar, composta por profissionais de comunicação e tecnologia da informação alocados na Alemanha, foi formada com foco exclusivo no projeto, além de contar com um representante de comunicação social da filial brasileira, local em que a iniciativa foi originada.

“Relações Públicas Internacionais é a intenção de conseguir uma compreensão mútua salvando um vazio geográfico, cultural ou lingüístico ou todos eles de uma vez. O termo utiliza-se, também, para indicar atividades de Relações Públicas que se leva ao término ou tem uma positiva importância fora do seu país de origem”. BLACK (1994, p.119)

Planejamento de Relações Públicas

 

Briefing

 

A partir de 2005, a BASF se depara com o contexto de distanciamento de suas unidades no que se refere ao compartilhamento de informações que resultassem em sinergia e integração global, além da dificuldade de manter um alinhamento estratégico, visual, institucional e de negócios. Assim, entre os anos de 2005 e 2006, a unidade de Comunicação Social no Brasil realizou um projeto piloto de uma nova Intranet para o país, que por seu sucesso tornou-se benchmarking para o desenvolvimento do projeto global Basf.

 

Objetivos

·         Facilitar a disseminação e troca de conhecimento corporativo;

·         Ampliar a visão de uma empresa voltada ao diálogo;

·         Estabelecer um portal global de informações e serviços internos;

·         Criar valor e aumentar a eficiência da ferramenta (usabilidade);

·         Utilizar uma única URL global com a possibilidade de personalização local de ferramentas e conteúdo;

·         Fortalecer a marca BASF e a imagem institucional da organização junto aos colaboradores.

Público-alvo

95 mil colaboradores mundialmente: colaboradores BASF nos aspectos culturais e sociais que permeiam uma empresa de dimensões internacionais.

Estratégias de Relações Públicas

O planejamento de Relações Públicas deve nascer de concepções claras que norteiam a adoção de estratégias que possibilitam sustentação e manutenção de ações junto aos públicos. Aqui alicerçados em:

·         Estabelecimento de governança corporativa;

·         Identificação de necessidades específicas das unidades de negócio;

·         Efetivação de parceiras;

·         Comunicação contínua.

Ações

Fase 1 – Pré-lançamento

 

·         Coordenação do projeto em parceria com a área de Tecnologia da Informação para a garantia de segurança e base técnica no desenvolvimento do portal BASF.net;

·         Realização de estudos prévios e interface com representantes locais;

·         Definição de metodologia e gerenciamento da governança corporativa por meio da realização de reuniões, conference call, comunicados para colaboradores e lideranças;

·         Definição dos responsáveis pela inserção e atualização de conteúdo (local e corporativo) em cada área de negócio;

·         Desenvolvimento de funcionalidades e ferramentas interativas que possibilitam a customização do layout com uma das seis cores corporativas, a seleção de notícias de interesse por país/região/unidade de negócio, o registro de links e sites favoritos, a busca de informações otimizada, além do acesso customizado à central de notícias mundial da BASF (online reporter);

·         Adequação visual e identificação total com branding da marca BASF;

·         Elaboração estratégica de arquitetura da informação de modo a facilitar a utilização do sistema, em treze línguas distintas, na estrutura básica de navegação, o que permite o acesso de colaboradores em todos os países em que a empresa atua.

 

Fase 2 – Lançamento

O lançamento da intranet global BASF.net ocorreu em setembro de 2008 de forma pioneira na organização, tendo em vista que pela primeira vez, todos os colaboradores passaram a acessar informações e serviços corporativos em uma mesma ferramenta. De forma prática e ágil, qualquer colaborador, ao abrir o navegador de Internet, acessa automaticamente o BASF.net e, com apenas um clique, pode navegar por todas as outras páginas de Intranet da BASF no mundo.Vale destacar que as intranets regionais/locais não deixaram de existir com o lançamento do BasfASF.net. Historicamente, a BASF sempre possuiu diversas Intranets (regionais, por negócio, etc.) cujo conteúdo continua disponível pautado no entendimento de que “as organizações efetivas combinam valores da cultura específica e da cultura livre, ajustando visão global com prática local”. (BRINKERHOLF e INGLE, 1989)

 

 

Para o lançamento foram desenvolvidas as seguintes ações:

 

·         Organização de treinamentos técnicos e de conscientização sobre os impactos positivos do novo portal para o mundo BASF;

·         Formação de grupos multiplicadores da informação, desenvolvendo o espírito de participação e comprometimento em um ambiente de integração, de aceitação e troca de experiências entre os colaboradores;

·         Gestão do processo de comunicação interna e divulgação da ferramenta nos diversos canais de comunicação da empresa, tais como online reporter (central de notícias mundial da BASF), Intranet brasileira e jornal interno BASF Notícias.

Fase 3 – Sustentação

·         Incorporação de novos conteúdos e funcionalidades corporativas (serviços e aplicativos);

·         Integração das demais Intranets globais à plataforma técnica do portal (SAP Portal), fazendo do Basf.net um portal de informações e serviços ainda mais completo, voltado à troca de conhecimentos e otimização das atividades diárias.

Resultados obtidos

O acompanhamento e a análise dos dados estatísticos, utilizados como metodologia de avaliação, durante e após o período de lançamento do Portal BASF.net permitiram identificar possíveis desvios, avaliar a qualidade da ferramenta e a aceitação dos colaboradores. Dentre os principais benefícios destacam-se:

 

 

·         Navegação simplificada e intuitiva (usabilidade);

·         Dinamismo com foco na disseminação da informação;

·         Fácil expansão e atualização em função da tecnologia utilizada;

·         Convergência do mundo BASF a interação global de seus colaboradores;

·         Nova experiência de marca online.

 

Quanto ao número de acessos, desde a implementação do BASF.net, o número de visitas diárias ao portal por parte de colaboradores brasileiros tem aumentado consistentemente, fazendo do Brasil o terceiro país do grupo BASF que mais acessa a ferramenta (vide gráfico na página 8). Além disso, a disponibilidade de conteúdo nos três idiomas regionais (Português, Espanhol e Inglês), também tem contribuído para o uso do portal como uma importante ferramenta de apoio às atividades diárias de cada colaborador na América do Sul.

 


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